Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013
Política de tratamiento de datos personales
Risk and Safety Aviation Management SAS. Versión 1.0, vigente desde el 30 de octubre de 2026
This policy is published in Spanish, the legally binding language for Risk and Safety Aviation Management SAS in Colombia.
1. Responsable del tratamiento
Risk and Safety Aviation Management SAS, sociedad colombiana identificada con NIT 901.852.376-8, con domicilio en Bogotá D.C.
2. Marco legal y alcance
Esta política desarrolla la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, que recoge el Decreto 1377 de 2013. Aplica a todas las bases de datos y archivos con datos personales que Risk and Safety Aviation Management SAS trata como responsable: Clientes y prospectos, participantes en actividades de formación, proveedores y contratistas, empleados y candidatos. También fija las reglas que seguimos cuando tratamos datos por cuenta de un cliente (numeral 9).
3. Definiciones
Titular: La persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.Dato sensible: El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud, los biométricos, el origen racial o étnico, la orientación política o las convicciones religiosas.Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.Responsable: Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.Encargado: Quien trata datos personales por cuenta del responsable.Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.Transmisión: Comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.Transferencia: Envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
4. Principios
Tratamos los datos conforme a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: Legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica, solo pedimos los datos necesarios para cada finalidad, no los usamos para fines distintos de los informados y solo acceden a ellos las personas que los necesitan para su trabajo.
5. Qué datos tratamos y cómo los obtenemos
Sitio web. El sitio no recolecta datos de navegación: No usa cookies de rastreo, píxeles, herramientas de analítica ni perfiles publicitarios. Los únicos datos personales que recibimos por el sitio son los que usted escribe en el formulario de contacto o nos envía por correo: Nombre, organización, correo electrónico, teléfono (opcional), servicio de interés y el contenido de su mensaje.
Aula virtual. En la plataforma de formación (aula.riskandsafety.com.co) tratamos el nombre, el correo electrónico, la organización y el número de documento de identidad cuando debe figurar en el certificado, además de los cursos asignados y sus fechas límite, el avance en lecciones y prácticas, las respuestas y los resultados de las evaluaciones, los certificados expedidos y un registro de actividad (ingresos, lecciones abiertas con su fecha y hora, y materiales consultados). Por lo general, estos datos los entrega la organización que inscribe al participante.
Clientes, prospectos y aliados. Datos de contacto de las personas que representan a la organización (nombre, cargo, correo y teléfono) y la información necesaria para propuestas, contratos, facturación y pagos.
Proveedores y contratistas. Datos de identificación, contacto, tributarios y bancarios. En el caso de instructores y consultores independientes, también su hoja de vida, licencias y certificaciones aeronáuticas.
Empleados y candidatos. Los datos de la hoja de vida y los que exige la relación laboral o de prestación de servicios, incluida la afiliación al sistema de seguridad social.
6. Finalidades
Responder solicitudes y consultas, y preparar propuestas de servicios.
Celebrar y ejecutar contratos de consultoría y formación, y llevar la relación con clientes, proveedores y contratistas: Facturación, pagos, cobro y soporte.
Inscribir a los participantes en el aula virtual, darles acceso, hacer seguimiento a su avance, calificar las evaluaciones e informar a su organización el estado de la formación.
Informar al participante y a su organización los cursos pendientes, las fechas límite y el vencimiento de los certificados.
Expedir certificados, permitir que terceros verifiquen su autenticidad y conservar la evidencia de instrucción que la organización del participante o la autoridad aeronáutica puedan exigir.
Seleccionar personal y gestionar la relación laboral o de prestación de servicios.
Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales, y atender los requerimientos de las autoridades.
Enviar información sobre nuestros servicios, solo cuando usted lo haya pedido o autorizado. Puede pedir que dejemos de enviarla en cualquier momento.
7. Autorización
Pedimos su autorización antes de recolectar sus datos, por escrito, por medios electrónicos (por ejemplo, la casilla del formulario de contacto) o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó, y conservamos la prueba. Cuando una organización inscribe a su personal en el aula virtual o nos entrega datos para un servicio, esa organización declara contar con la autorización de los titulares para hacerlo.
Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando la información la pide una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; cuando se trata de datos de naturaleza pública; en casos de urgencia médica o sanitaria; para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley; y para datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
8. Datos sensibles y datos de menores de edad
Por regla general no pedimos datos sensibles. Algunos servicios pueden requerirlos, por ejemplo, información médica en una investigación de accidente o datos de salud y fatiga en una evaluación de factores humanos. En esos casos le informamos que no está obligado a entregarlos, le indicamos cuáles son sensibles y para qué se usarán, pedimos su autorización explícita, salvo las excepciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, y restringimos el acceso a las personas que los necesitan.
Nuestros servicios no están dirigidos a menores de edad. Si por excepción tratamos datos de niños, niñas o adolescentes, lo haremos respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal, según el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
9. Cuando tratamos datos por cuenta de un cliente
En la consultoría (implementación de SMS y SeMS, análisis de datos de vuelo, LOSA, factores humanos, investigación de eventos y auditorías) el cliente nos entrega información que puede contener datos personales de su personal: Reportes de seguridad, registros de vuelo, entrevistas, programaciones o registros de entrenamiento. Esa información es responsabilidad del cliente y nosotros actuamos como encargados del tratamiento. Por eso:
Usamos los datos solo para el servicio contratado, según las instrucciones del cliente y lo pactado en el contrato.
Guardamos confidencialidad sobre ellos, también después de terminado el servicio.
En LOSA registramos las observaciones sin nombres ni números de empleado, y en el análisis de datos de vuelo trabajamos con datos desidentificados.
Usamos la información de seguridad para prevenir, no para sancionar ni para determinar culpas o responsabilidades.
Al terminar el servicio devolvemos o suprimimos los datos, salvo que la ley o el contrato exijan conservarlos.
Las solicitudes sobre esos datos deben dirigirse al cliente responsable. Si nos llegan a nosotros, se las trasladamos.
10. Derechos del titular
Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos, también frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera.
Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
Revocar la autorización y pedir la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.
11. Quién atiende sus solicitudes
La Gerencia de Risk and Safety Aviation Management SAS es el área responsable de atender consultas, reclamos y demás solicitudes sobre datos personales. Puede escribir a [email protected] (+57) 321 453 20 86 o enviar correspondencia a la Calle 97 # 70C - 69, Bogotá D.C.
12. Cómo ejercer sus derechos
Quién puede presentar la solicitud. El titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación o el poder; y quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.
Consultas. Sirven para conocer qué datos suyos tenemos y cómo los usamos. Las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible en ese plazo, le informamos el motivo y la nueva fecha, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos. Sirven para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o advertir un incumplimiento de la ley. El reclamo debe incluir su identificación, la descripción de los hechos, la dirección o el correo donde quiere recibir la respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si está incompleto, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo le pedimos que lo complete; si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que lo haga, se entiende que desistió. Si no somos competentes para resolverlo, lo trasladamos a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y se lo informamos.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir un reclamo completo, marcamos los datos con la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, que se mantiene hasta que se resuelva. Lo resolvemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, le informamos el motivo y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Revocatoria y supresión. Puede pedirlas en cualquier momento por los canales del numeral 11. No proceden cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo, frente a los soportes contables que la ley obliga a conservar.
Queja ante la autoridad. Puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros, según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
13. Con quién compartimos los datos
No vendemos ni cedemos datos personales. Los compartimos solo en estos casos:
Con la organización que inscribió al participante en el aula virtual: Avance, resultados y certificados.
Con las autoridades que los pidan en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Con los proveedores de tecnología que los tratan por nuestra cuenta: Cloudflare (alojamiento del sitio web, del aula virtual y de sus videos), Supabase (base de datos y acceso de usuarios del aula virtual, con servidores en Estados Unidos) y nuestro proveedor de correo electrónico corporativo.
Como algunos de esos proveedores están fuera de Colombia, hay transmisión internacional de datos. Los proveedores se obligan por contrato a tratar los datos solo según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad adecuadas. Estados Unidos figura en la lista de países con nivel adecuado de protección de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Verificación de certificados. Cada certificado del aula virtual tiene un código. Quien lo tenga puede verificar su autenticidad y ver el nombre del titular, su organización, el curso, las fechas de expedición y vencimiento y si está vigente. No se muestra ningún otro dato.
14. Seguridad y confidencialidad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento: Conexiones cifradas, acceso con usuario y contraseña, y permisos por rol en el aula virtual, donde cada participante ve solo su propia información y solo los administradores autorizados ven la de todos. Las personas que tratan datos en nuestro nombre tienen deber de confidencialidad, también después de terminar su vínculo con la compañía.
15. Conservación y vigencia de las bases de datos
Conservamos los datos solo el tiempo necesario para la finalidad por la que se recolectaron y para cumplir obligaciones legales o contractuales:
Solicitudes y propuestas que no terminan en contrato: Hasta dos (2) años después del último contacto.
Datos de formación y certificados: Mientras el certificado esté vigente y hasta cinco (5) años después de su vencimiento, para que el participante, su organización o la autoridad aeronáutica puedan verificar la instrucción recibida.
Soportes contables y comerciales: Diez (10) años, según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Datos laborales: Por los plazos que fijan las normas laborales y de seguridad social.
Las bases de datos estarán vigentes mientras la sociedad desarrolle su objeto social.
16. Cookies y almacenamiento en el navegador
El sitio web no instala cookies. Solo guarda en su navegador dos preferencias: El idioma que usted elige y que cerró el aviso informativo. En el aula virtual, el navegador guarda además la sesión iniciada para que no tenga que ingresar en cada página; se borra al cerrar sesión. Puede borrar todo esto en cualquier momento desde la configuración de su navegador.
17. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 30 de octubre de 2026. Los cambios sustanciales, en particular los que se refieran a la identificación del responsable o a las finalidades del tratamiento, se publicarán en esta página con su fecha de vigencia y se comunicarán a los titulares antes de aplicarlos o, a más tardar, al hacerlo. Si cambian las finalidades, pediremos una nueva autorización.
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